Avant / Après QUALIOPI - Critère 7 : reccueil et prise en compte des appréciations et réclamations (épisode 7)

Le 05/04/2024

Dans Témoignages

JeanneLorsque j'ai pris la décision de faire certifier notre organisme de formation spécialisé en informatique et numérique, c'était une réponse évidente aux besoins croissants de nos clients en matière de qualité et de transparence. En tant que responsable, je voulais m'assurer que nos formations répondaient aux normes les plus élevées en termes de qualité. La certification Qualiopi était le moyen idéal pour atteindre cet objectif, offrant une validation externe de notre engagement envers la qualité de nos prestations. C'était aussi et surtout l'occasion de nous pencher sur nos pratiques et une démarche intellectuelle simple mais nécessaire pour rester compétitif sur le marché et maintenir la confiance de nos clients. Je vais vous donner, étape par étape, notre vision en interne du processus de qualification.

Voici comment nous avons répondu au critère 7 de la qualification, sur les appréciations et les réclamations.

Rappel du critère 7

Qualiopi critère 7 : reccueil et prise en compte des appréciations et réclamations

Ce critère porte sur la capacité du prestataire à mettre à place une démarche d’amélioration continue. On est là dans le domaine classique de la qualité et de la boucle PDCA  dite aussi “Roue de Deming”, bien connue de tous les experts de la qualité. Avec ce dernier critère le monde de la formation va entrer dans l’univers du management de la qualité.

Indicateur 30 : recueil des appréciations

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

Indicateur 31 : traitement des réclamations

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

Indicateur 32 : amélioration continue

Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Avant / après : qu'est-ce qui a changé sur les indicateurs 30 à 32

Avant la mise en œuvre de Qualiopi, notre processus de gestion des appréciations et des réclamations était peu structuré. Nous recueillions sporadiquement les retours des bénéficiaires, des financeurs, des équipes pédagogiques et des entreprises, sans réelle analyse ni suivi. Les réclamations étaient traitées de manière réactive, sans véritable processus formalisé, ce qui limitait notre capacité à identifier et à résoudre efficacement les problèmes.

Avec l'introduction de Qualiopi, nous avons mis en place une démarche structurée d'amélioration continue, axée sur le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations. Nous avons développé des outils et des processus pour recueillir de manière systématique les retours de toutes les parties prenantes, notamment à travers des questionnaires de satisfaction, des entretiens individuels et des réunions périodiques. Nous avons également établi des procédures claires pour traiter les réclamations et les difficultés rencontrées, en garantissant une réponse rapide et appropriée à chaque situation.

Par exemple, nous avons mis en place un système de suivi des réclamations qui nous permet de documenter chaque incident, d'identifier les causes sous-jacentes et de mettre en œuvre des actions correctives pour prévenir leur récurrence. De plus, nous avons instauré des sessions régulières de revue de la qualité, au cours desquelles nous analysons en profondeur les appréciations et les réclamations recueillies, afin d'identifier les tendances et les axes d'amélioration prioritaires.

Ce que QUALIOPI nous a apporté sur le critère 7

L'indicateur 7 de Qualiopi a marqué un tournant majeur dans notre approche de la gestion des appréciations et des réclamations. Avant Qualiopi, notre processus était fragmenté et réactif, limitant notre capacité à répondre efficacement aux besoins et préoccupations des parties prenantes.

Grâce à la mise en place d'une démarche d'amélioration continue, nous avons désormais une approche proactive et structurée, permettant un recueil systématique des retours et une réponse appropriée aux réclamations. Cela nous permet non seulement d'identifier les axes d'amélioration, mais aussi de renforcer la confiance et la satisfaction de nos bénéficiaires, partenaires et équipes.

 

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