Dix critères pour choisir le bon outil de visioconférence pour la formation en ligne

Quels sont d'abord les critères de choix d'une solution de visioconférence dans un contexte de formation ?

1. La stabilité technique et la comptabilité multiplateforme. Un bon outil de visioconférence, c'est d'abord un outil stable techniquement et ce n'est pas évident qu'il y paraît au premier égard. Un outil stable, c'est un outil qui ne dysfonctionne pas en milieu de connexion, avec une bonne qualité d'images et de son. La compatibilité multiplateforme est un autre point crucial lors du choix d'un outil de visioconférence pour la formation en ligne. L'outil doit être compatible avec une variété d'appareils et de systèmes d'exploitation, offrant ainsi une accessibilité maximale aux participants. Que ce soit sur un ordinateur de bureau, une tablette ou un smartphone, les participants doivent pouvoir rejoindre la session sans rencontrer de problèmes de compatibilité. Cette flexibilité permet aux apprenants de choisir l'appareil qui leur convient le mieux, en fonction de leurs préférences personnelles ou du lieu depuis lequel ils suivent la formation.
2. La sécurité et la confidentialité jouent également un rôle crucial dans le choix d'un outil de visioconférence pour la formation. Les sessions de formation peuvent s'appuyer sur des informations sensibles ou confidentielles et il donc est impératif de choisir une solution qui offre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que le cryptage des données, la gestion des salles d'attente et le contrôle des autorisations pour protéger la confidentialité des discussions et des données.
3. La simplicité d'utilisation pour l'apprenant. Une formation à distance peut accueillir des publics qui ne sont pas forcément habitués à utiliser ce type d'outil. La simplicité d'utilisation est dont un critère essentiel lors du choix d'un outil de visioconférence pour la formation en ligne. Les formateurs et les participants doivent pouvoir accéder facilement à la plateforme et naviguer intuitivement à travers ses fonctionnalités sans rencontrer de complications techniques. L'outil doit être convivial avec une interface ergonomique, des boutons compréhensibles, une assistance contextuelle pour permettre aux participants d'être autonomes dans l'utilisation de l'outil.
4. La simplicité d'utilisation pour le formateur. Une formation à distance peut intégrer de multiples supports et contenus : vidéos, séquences son, quizz, ... Le tableau de bord de commande des différentes interactions doit permettre de gérer facilement les différentes séquences de formation en conservant une fluidité pour les participants.
5. L'intégration avec d'autres outils est un autre aspect important à considérer. Le formateur peut souhaiter utiliser une variété d'outils de gestion de contenu, de gestion de l'apprentissage ou encore d'évaluation pour faciliter la formation en ligne. L'outil de visioconférence choisi doit être capable de s'intégrer facilement avec d'autres outils. Il doit aussi intégrer des fonctionnalités techniques pour le partage de l'image et son, simples et intuitives pour le formateur. C'est un point crucial pour obtenir une expérience utilisateur optimale.
6. La possibilité de diffuser simplement des séquences multimédia de toutes sortes : vidéos, séquences audio, infographies externes, ...
7. L'intégration de quizz et de sondages pour pouvoir demander l'avis des participants sur une question spécifique ou être utilisées dans séquences d'évaluation pendant la formation ou en séquence finale.
8. L'interactivité formateur / apprenants et entre apprenants doit aussi être possible à tout moment de la formation via des outils intégrés. Les formations en ligne exigent un niveau élevé d'interaction entre le formateur et les participants pour maintenir l'engagement. Par conséquent, un outil de visioconférence doit offrir des fonctionnalités telles que le partage d'écran, le tableau blanc virtuel mais aussi d'autres outils de collaboration en temps réel pour faciliter cette interaction.
9. La gestion des séquences de formation. Chaque séquence de formation a ses spécificités : séquence de démarrage, séquences d'apprentissages, pauses intermédiaires, conclusion de la formation, ... Un outil de visioconférence efficace devrait permettre une gestion souple et adaptative de ces différentes phases. Par exemple, la séquence de démarrage intégrera l'accueil des participants, la présentation des objectifs de la formation et l'explication des règles de fonctionnement de la session. L'outil doit offrir des fonctionnalités pour faciliter ces activités, telles que la gestion des salles d'attente, les options de communication initiale et les fonctionnalités d'organisation pour garantir un début de session fluide et organisé. Pour les séquences d'apprentissage, elles peuvent inclure diverses activités telles que des présentations, des discussions en groupe, des exercices pratiques ou des démonstrations. L'outil de visioconférence doit offrir des fonctionnalités pour prendre en charge ces différentes activités, telles que le partage d'écran, le tableau blanc virtuel, les outils de collaboration en temps réel et les options de partage de fichiers pour faciliter l'interaction et l'engagement des participants. Enfin la séquence de conclusion devra permettra, simplement de réaliser les évaluations et d'en récupérer les résultats de manière automatisée pour en faciliter le bilan.
10. Un autre critère important à considérer est la capacité d'adaptation de l'outil de visioconférence aux besoins spécifiques de chaque formation. Car chaque formation peut avoir ses propres exigences en termes de structure, de contenu et de méthodologie pédagogique. Par conséquent, l'outil doit offrir des fonctionnalités personnalisables et évolutives pour répondre à des besoins différents d'une séquence à l'autre. Cela peut inclure la personnalisation des paramètres de session pour correspondre à la dynamique de la formation, ou encore la possibilité d'intégrer des modules complémentaires ou des extensions pour étendre les fonctionnalités de base de l'outil selon les besoins spécifiques de la formation.

En synthèse, le choix d'une solution de visioconférence pour le formateur repose sur plusieurs critères essentiels : la stabilité technique, la compatibilité multiplateforme, la sécurité des données, la simplicité d'utilisation tant pour les apprenants que pour les formateurs, l'intégration avec d'autres outils, la diffusion de contenus multimédias variés, l'interactivité entre les participants et la gestion des différentes séquences de formation sont autant de facteurs à prendre en compte pour garantir une expérience d'apprentissage efficace et engageante. En outre, l'outil choisi doit être capable de s'adapter aux besoins spécifiques de chaque formation, offrant ainsi une flexibilité et une personnalisation indispensables.

Chaque formateur aura bien sûr ses attentes spécifiques en matière d'outils de visioconférence. Dans nos prochains posts, nous testerons les différentes solutions disponibles sur le marché selon les dix critères proposés dans cette liste. Vous découvrirez que tous les outils ne remplissent pas nécessairement cette feuille de route.